한셀 데이터베이스의 개념과 작성 규칙
데이터베이스 관리는 단순히 몇몇 자료를 관리하는 것이 아니라 새로운 정보를 창출해낼 수 있는 기본 자료를 관리하는 것으로 매우 중요합니다.
하지만 많은 사용자가 데이터베이스 관리의 중요성을 간과하고 있습니다.
데이터베이스의 의미와 한셀(엑셀)에서 데이터베이스를 작성하고 관리하기 위한 규칙을 익혀두면 데이터베이스 기능을 수월하게 익힐 수 있습니다.
1. 데이터베이스란?
데이터베이스란 방대한 양의 데이터를 특정한 용도에 맞게 체계적으로 정리해놓은 것을 의미합니다.
주소록이나 전화번호부와 같은 개인용 데이터베이스로부터 직원의 인적 사항을 관리하는 사원명부, 고객 정보를 관리하는 고객 명부, 거래처 관리를 위한 거래처 관리 대장과 같은 회사용 데이터베이스까지 다양한 데이터베이스가 있습니다.
2. 데이터베이스 구성 요소
데이터베이스를 작성하고 관리하려면 데이터를 일정한 형식에 맞춰 분류하고 구분해야 합니다. 데이터베이스는 필드명, 필드, 레코드로 구성됩니다.
- 필드명(Field) : 각각의 열을 구분할 수 있는 대표 이름으로 ‘첫 행’, 즉 제목 행이 필드명에 해당합니다.
- 필드(Field) : 필드명 아래로 같은 종류의 데이터가 모여있는 ‘열’을 필드라고 합니다.
- 레코드(Record) : 제목 행 아래로 각각의 ‘행’에 나열된 필드와 필드의 데이터 정보를 레코드라고 합니다.
3. 데이터베이스를 작성할 때 주의사항
데이터베이스로 작성된 자료는 삽입, 삭제, 수정, 검색할 수 있어야 하며 자료가 중복되지 않아야 합니다.
따라서 데이터베이스로 관리할 데이터 목록을 작성할 때는 다음과 같은 사항에 주의합니다.
- 필드명은 한 줄로 입력하고, 필드명이 입력된 셀은 병합하지 않아야 합니다.
- 각 셀에 입력한 데이터는 병합하지 않아야 하고, 빈 행이나 열이 없어야 합니다.
- 셀 하나에는 하나의 정보만 있어야 입력합니다. 외부에서 데이터를 가져왔을 때 셀 하나에 여러 정보가 있으면 텍스트를 나눠서 여러 필드에 입력합니다.
