엑셀 텍스트 길이 초과, 중복 입력시 경고창 띄우기
이번 시간에는 엑셀 표안에 텍스트 길이와 중복 입력을 제한하는 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.
이 기능은 함수를 통해서 사용할수 있는데요~ 함수만 그대로 응용해서 사용하셔도 적용되는 방법이니 참고하셔서 적용하시기 바랍니다.
특히 오늘 배울 내용은 인사 담당자들이 많이 도움될 내용으로 생각이 되는데요~
사번이나 제품코드를 입력하는 과정에서 오타로 인해 길이가 늘어난다거나, 기존의 번호와 동일한 번호를 입력하게 되는 실수를 막아주게 됩니다.
오늘 사용할 함수는 LEN과 COUNTIF 함수입니다. 지금부터 같이 알아보도록 하겠습니다.
오늘 실습은 ‘사번’을 대상으로 하겠습니다
오늘 실습할 표는 직급별 역량 교육 대상자라는 파일인데요~ ‘사번’을 대상으로 예를 보여드리겠습니다.
사번의 경우에는 길이가 정해져있고, 중복이 되지않기때문에 실습하기 좋은 예인것 같습니다.
먼저 공란이던 사번란은 제가 ‘임의의 수’로 작성하였습니다. 중복이 안되고 보기 쉽게 작성했습니다 ^^
기존 인원에 대한 사번 작성이 완료되었으면, 이제 앞으로 입사하는 인원에 대해서는 A9부터 작성하게 될건데요~
이후부터는 사번 길이와 중복방지를 위한 작업을 하고 계속 이 표를 사용할수 있도록 하겠습니다.
데이터 유효성 검사 버튼을 눌러줍니다
텍스트 길이와 중복입력 제한을 위해서는 데이터 유효성 검사를 적용해야 합니다.
그래서 위 사진에 있는 위치의 데이터 유효성 검사를 눌러주도록 하겠습니다. (단축키를 쓰신다면 당신은 이미 초보탈출자 ^^)
데이터 유효성 검사를 통해서 ‘사번’ 위치의 셀들에 일괄적으로 조건을 정하여 향후 작성시 조건의 범위를 벗어나지 않도록 하겠습니다.
사용자 지정 > 수식 (LEN, COUNTIF함수) 작성
제가 입력할 조건은 텍스트 길이(5자리), 중복입력 방지입니다. 수식은 아래와 같습니다.
=AND(LEN(A4=AND(LEN(A4)=5,COUNTIF($A$4:$A$12,A4)<2)
수식에 대한 설명을 드리자면.. 문자 길이가 5자에 대한 수식은 (LEN(A4)=5)입니다.
사번 전체 범위에서 찾은 각 셀의 중복된 사번 개수가 2보다 작다에 대한 수식은 (COUNTIF($A$4:$A$12,A4)<2)입니다.
즉, 한개만 존재할 경우에는 사번이 중복되지 않았다, 사번 개수가 1개다는 의미이므로 사번 입력을 허용하게 됩니다.
텍스트 길이, 중복 작성시 경고창 활성화
이렇게 해서 데이터 유효성 검사를 통해 수식을 입력해보았는데요~ 제대로 입력이 되었는지 확인해보겠습니다.
임요한 사원과 같은 사번인 A3456 입력해보겠습니다.
입력을 시도해보니 오류 메세지가 나타납니다. 정상적으로 입력이 된것 같네요 ^^
이상으로 LEN, COUNTIF 함수를 이용해서 텍스트 길이와 중복 입력을 제한하는 방법에 대해 알아보았습니다.